各部门、各单位：

为丰富学校档案馆藏，全面真实地反映学校各项教育实践活动，现开始收集毕业生声像材料与师生获奖资料。现将具体要求通知如下：

一、收集范围

（一）2025届毕业生声像材料

2025届毕业生合影照片及名单，未参加毕业合影的学生2寸正面免冠彩色照片；学位授予仪式照片及获得学位人员名单。

（二）重大活动获奖资料

2021-2025年期间，我校教师、学生代表学校参加校外重要会议，或在学习、科技、文体等活动中所取得的省部级及以上奖励资料，包括：获奖证书、奖杯、锦旗、证章、照片等。

二、收集要求

（一）2025届毕业生声像材料

均需提供电子版，2025届毕业生合影照片需提供冲印版。

1.电子版材料归档要求

（1）每个学院应以班级为单位分类别刻入一张光盘，刻入光盘时请勿压缩照片，光盘一式三套分别装光盘盒保存。在光盘盒上贴上标签，标明：××学院2025届毕业生照片、学位授予仪式照片光盘。

（2）照片格式为jpg或jpeg。

（3）照片命名。毕业合影照片命名方式示例：“山石石油工程学院2025届石油工程2021-1班毕业合影”；学位授予仪式照片及未参加毕业合影学生的2寸照片命名方式示例：“石油工程2021-1班张三”，本班级重名者在姓名后面加注籍贯。

2.冲印版照片及合影、人员名单纸质版归档要求

（1）所有照片需冲洗后归档，不能打印。

（2）合影照片规格：6*10寸（25.4cm×15.2cm），不压膜；照片正上方应有学院（系、部）、届、专业、班级、摄制时间等信息，例：山石石油工程学院2025届石油工程2021-1班毕业合影；照片下方应有对应人员名单。

（3）未参加毕业合影学生的2寸照片用铅笔在背面注明专业、班级、姓名。

（4）各班级毕业合影名单、获得学位人员名单需同时提交纸质版各1份（具体格式见附件1）。

（二）重大活动获奖资料

1.要高度重视教师与学生获奖资料的收集、归档工作。获奖资料能够真实反映学校教育教学成果，充分展现学校立德树人成效，客观见证学校改革发展成就，具有重要的保存价值和历史价值。

2.原则上收集获奖证书、奖杯、锦旗、证章、照片等资料的电子版。要确保电子资料清晰完整、色调协调、自然真实，格式统一为JPG或JPEG模式，分辨率不低于100dpi。要规范收集，统一移交，各学院可直接交至学校档案馆。

3.积极鼓励各部门将重要原件存放至档案馆。

三、档案交接

1.请各学院将毕业生合影及名单、获奖资料电子版于2025年12月31日前发至邮箱dag@sdipct.edu.cn，若容量大请携带U盘到档案馆现场拷贝。

2.各学院需填写《山石2025届XX学院毕业生合影人员名单与学位授予名单》（附件1）、《山东石油化工学院重要获奖资料收集登记表与档案移交进馆凭证》（附件2）汇总资料信息，一式两份，签字盖章后于2025年12月31日前至档案馆（第一教学楼106室）办理移交归档手续。

联系人：刘丹，电话：7390906

附件1：山石2025届XX学院毕业生合影人员名单与学位授予名单

附件2：山东石油化工学院重要获奖资料收集登记表与档案移交进馆凭证

                                                                                        档案馆

                                                                                        2025年11月6日