各部门、各单位：

为丰富优化学校档案馆藏，保存珍贵的校友校史资源，现开始收集毕业生声像材料。具体通知如下：

一、收集范围

2026届毕业生声像材料：2026届毕业合影照片及名单，未参加毕业合影的学生2寸正面免冠彩色照片；学位授予仪式照片及获得学位人员名单。

二、收集要求

毕业生合影照片需提供电子版和冲印版，学位授予照片只需提供电子版。

（一）电子版材料归档要求

1.每个学院应以班级为单位分类别刻入光盘，刻入光盘时请勿压缩照片，光盘一式三套分别装光盘盒保存。在光盘盒上贴上标签，标明：××学院2026届毕业照片、学位授予仪式照片。

2.照片格式为jpg或jpeg。

3.照片命名。毕业合影照片命名方式示例：“山石石油工程学院2026届石油工程2022-1班毕业合影”；学位授予仪式照片及未参加毕业合影学生的2寸照片命名方式示例：“石油工程2022-1班张三”，本班级重名者在姓名后面加注籍贯。

（二）冲印版照片及合影、人员名单纸质版归档要求

1.所有照片需冲洗后归档，不能打印。

2.合影照片规格：6*10寸（25.4cm×15.2cm），不压膜；照片正上方应有教学院、届、专业、班级、摄制时间等信息，例：山石石油工程学院2026届石油工程2022-1班毕业合影；照片下方应有对应人员名单。

3.未参加毕业合影学生的2寸照片用铅笔在背面注明专业、班级、姓名。

4.名单（毕业合影、获得学位人员）需同时提交纸质版各1份（具体格式见附件1）。

三、档案交接

1.时间：2026年7月31日前。

2.要求：请各学院将“毕业合影”、“学位授予照片”、“名单”电子版发至邮箱dag@sdipct.edu.cn，若容量大请携带U盘到档案馆现场拷贝。冲印版照片和刻制的光盘现场移交。

3.交接流程：各学院需填写《山石2026届XX学院毕业生合影人员名单与学位授予名单》（附件1）、《山东石油化工学院档案移交进馆凭证》（附件2）汇总资料信息，一式两份，签字盖章后至档案馆（第一教学楼106室）办理移交归档手续。

联系人：刘丹，电话：7390906

附件：1.山石2026届XX学院毕业合影人员与学位授予名单

2.山东石油化工学院档案移交进馆凭证

档案馆

2026年6月5日